Monday, 6 December 2010

Ах! Почта, почта, почта….

Боюсь опять нарваться на те же ответы, но все же подниму тему почты в жизни тестеровщика.
Переписка это сфера деятельности, а MS Outlook – инструмент. Иногда, данная сфера носит информативный характер, но бывают проекты и команды, где в переписке идет принятие решений. И в этом случае, очень важно сохранить всю цепочку переписки. У почтовиков есть возможность создавать структуру папок и правила обработки писем, но из всего этого не будет толку, если в куче папок и правил невозможно найти нужное письмо.
Папки по рассылкам, по людям, по проектам, но все равно я часто натыкаюсь на проблему найти нужную мне цепочку писем. При этом я прочитала и попробовала не один подход.
Сейчас, кроме всего прочему появилось еще одно ограничение: 150 метров, т.е. приходится архивировать письма, и потом искать и по архивам.
Чтобы помочь себе, решила попробовать следующую схему:
Все письма поделить на категории:
Информационная рассылка компании (открытые вакансии, новый год, новый сотрудник, новостной дайджест и т.д.)
Информационная рассылка проекта (пролили билд, смоук тесты свалились, не работает енв. И т.д.)
Письма о принятии решения (в основном переписка с аналитиком по задачам скоупа, также письма от менеджера, что откатываем, а что имплементим)
Прочее (то что не вошло в перечисленные выше категории).

В каждой категории может быть много папок, тут речь идет о принципе работы с такими письмами. А они мне видятся следующим образом:
Информационная рассылка компании и Информационная рассылка проекта: архивируются при желании, но первые, например можно и  удалять.
Письма о принятии решения – для каждой задачи отдельная папка и архивация. Чтобы была вся цепочка писем, все отправленные письма дублировать на себе в CC или BCC.

Т.е. создание папки для писем от человека я убираю из своей системы работы с почтой J.
Интересно, получится у меня не терять письма при таком раскладе?

7 comments:

Alexei Barantsev said...

Когда я работал в аутлуке, мне очень здорово помогал плагин Xobni: http://www.xobni.com/ -- рекомендую!

Vader said...

Если у вас нет острой необходимости использовать именно аутлук, и вы готовы пожертвовать красивым оформлением отправляемых писем, то рекомендую взглянуть на Opera Mail. Думаю, вы будете удивлены, что такая маленькая программа справляется с фильтрацией писем куда лучше такого большого аутлука. По крайней мере,проблем в духе "сохранить всю цепочку переписки" у вас больше не будет, т.к. в опере это решается в два клика мышью: View -> Threaded :)

Novotna Natalia said...

2Vader: Увы Клиент и его ограничение в 150 метров это проектное ограничение.

2Alexei Barantsev: Спасибо! Потестирую :)

~AvA~ said...

Аутлук 2010 создаёт цепочки писем и отличная система поиска по теме, сабжу, адресату и др.. ;)

LeshaL said...

Давно отказался от раскладывания писем по папкам. В thunderbird-e есть такая возможность как виртаульные (search) папки. Судя по всему и в аутлуке тоже она есть.

Второе. По поводу ограничения. 150 мегабайт для рабочей почты -маловато конечно - пишите руководству, чтобы квоту подняли - это смешно во время, когда дисковое пространство стоит копейки, а рабочее время - дорого.
Ну и удаляйте все ненужные письма.

Novotna Natalia said...

@LeshaL
и правда хорошая вещь поисковые папки. Попробую внедрить в работу. Спасибо

Clair said...

я тоже охотно работаю с Outlook, у меня стоит поиск к нему Lookeen(www.lookeen.net) частному пользователю менее интересен, на работе такой поток информации - без него никак, а по папкам раскладывать столько времени надо, что можно кого-нибудь на эту должность :-)

Post a Comment